Comment organiser des réunions efficaces

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Les réunions ont mauvaise réputation. Elles sont souvent décriées par les salariés : digressions, objectifs flous, monopoles de la parole, retards… Vous vous sentez concerné ? Le nombre d’absents lors de vos réunions est un bon indicateur.

La santé au travail nous amène à nous réunir régulièrement. Voici quelques rappels pour mener des réunions efficaces lors de vos démarches de prévention en groupe de travail, par exemple pour analyser et décider d’actions d’amélioration des conditions de travail.

Fixer des objectifs

  • une réunion est-elle vraiment nécessaire ?
  • est-ce un groupe de travail ou une réunion d’information
  • fixer les décisions à prendre
  • définir ce qui doit être produit ou retenu à la fin de la réunion

Rôle de l’animateur

  • son rôle doit être explicite
  • il gère le temps et répartie la parole
  • il s’occupe de l’organisation logistique de la salle

Les participants

  • leur choix doit se faire sur leur apport, leur engagement et le volontariat
  • un décideur doit être présent pour évaluer les faisabilités
  • pas plus de 8 personnes pour éviter les clans et les jeux de force

Préparation de la réunion (la réussite en dépend à 90%)

  • annoncer la date, lieu, horaire, sujets et documents à préparer
  • annoncer la durée de chaque sujet
  • la réunion ne doit pas durer plus de deux heures
  • faire une pause intermédiaire
  • 3 sujets maximum, donner des objectifs de production au groupe
  • un secrétaire est nommé pour rédiger le rapport
  • adapter la disposition de la salle (table ronde, en U, conférence…)

Règles de réunion

  • commencer à l’heure
  • ne pas commencer la réunion par un hors sujet
  • ne pas couper la parole
  • respect des divergences d’opinion

Fin de réunion

  • prendre des décisions, nommer des responsables des actions
  • établir le programme de la prochaine réunion
  • définir une fréquence de réunion, un planning
  • faire remplir un feuillet de notation à remettre aux membres pour savoir si leurs attentes ont été comblées et déterminer des points d’amélioration

Un dernier conseil, certaines entreprises font les réunions en restant debout afin d’éviter qu’elles s’éternisent. Il ne vous reste plus qu’à trouver un sujet fédérateur.

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